Таск-трекер (task tracker) — це спеціальний софт, розроблений для роботи з задачами і їхнім вищим рівнем — проєктами. Вони допомагають відобразити, організувати і контролювати роботу по завданнях, які стоять перед вашою організацією.
Насправді, таск-трекери можна (і дуже бажано) використовувати і для планування/організації особистих справ, але в цьому пості я хочу зробити наголос на тому як таск-трекер може бути корисним саме командам.
Кількість сервісів для роботи з задачами наразі дуже велика: від старожилів з базовим функціоналом типу Trello, до таск-трекерів-комбайнів типу ClickUp. Можливо, колись я розпишу алгоритм як краще вибрати таск-трекер для себе чи компанії, але наразі можу зупинитись на трьох з них: беріть ClickUp, Asana чи Wrike, і не пошкодуєте. В кожного з них є свої переваги і недоліки, але всі вони, при правильній організації, не будуть дорого коштувати і функціоналу ви отримаєте поза очі.
Так от.
Навіщо взагалі потрібні таск-менеджери?
Розділимо користь використання сервісу з точки зору:
Менеджера / системи.
Окремого користувача.
Таск-трекер для менеджера
Сервіси для роботи з задачами допоможуть вам з трьома з чотирьох менеджерських функцій:
Планування
Щоб планувати, потрібно відображати необхідну інформацію і дуже бажано, щоб в вас в наявності був додатковий функціонал, який допоможе розрахувати час виконання завдань, встановити взаємозв'язки між ними, вирахувати навантаження на учасників команди чи побудувати таймлайн. Неважливо, чи мова про планування проєкту, спринта чи навантаження окремого учасника — таск-трекери з цим допомагають.
Наприклад, чи можете ви зараз відповісти на запитання:
Скільки часу займе впровадження вашого нового проекту (допустимо, це розширення вашого асортименту послуг)?
Скільки часу займе найм 10 нових співробітників? Чи достатньо ресурсу ваших підлеглих, щоб виконати це завдання вчасно?
Ставлячи нову задачу — чи є в підлеглого більш пріоритетні задачі, і коли саме ця може бути взята в роботу?
З таск-трекером, при правильному його використанні, — зможете.
Організація
Аналогічно з попереднім пунктом — щоб задачі виконувались вірно і вчасно, виконавцям необхідна ясність: що, коли і як робити. Все це можна внести в таск-трекер.
Крім того, ви отримаєте прекрасний інструмент синхронізації команди. Потрібно зрозуміти, що залишилось зробити в рамках спринта чи для завершення замовлення? Просто поділіться відповідним лінком, і будь-який зацікавлений користувач зможе розібратись самостійно.
Ну і, звичайно ж, ви зможете автоматизувати рутину. В рамках організацій можна також згадати ще один з найважливіших пунктів, чому таск-трекери такі популярні — шаблонізація і автоматизація. Не потрібно витрачати час на однакові повторювані дії чи тримати в голові детальне розуміння, що потрібно зробити по кожній задачі чи на коли її поставити — система все виконає за вас.
Контроль
Що може бути кращим для менеджера ніж легкодоступний, організований і ненав'язливий контроль?
Це, ймовірно, одна з найбільш корисних функцій. Якщо планувати можна, використовуючи інші інструменти, і це не буде сильно проблематично (хоча для низько-рівневого планування й може стати проблемою), то з контролем виконання задач без таск-трекера дуже складно. Так, ви можете відслідковувати досягнення цілей, але це запізнілі метрики, і, побачивши цифри, буде вже пізно щось робити. Таск-трекери ж дозволяють контролювати в реальному часі все, що вам потрібно, в зручний для вас спосіб, і без мікроменеджменту. Поставте правила для нагадування про дедлайни, відображайте статуси для задач, налаштуйте дашборди і відслідковуйте будь-який необхідний розріз, не відволікаючи виконавців від роботи.
Мотивація
В стандартний набір "переваг" таск-трекерів цей пункт не входить, проте прозорість в роботі з задачами, синхронізація з командою, відсутність мікроменеджменту та хороша організованість процесів точно не зіграють проти компанії в очах співробітника.
Таск-трекер для користувача
На рівні користувача сервіс управління задачами є, по суті, зменшеною версією себе для системи як такої. Він також допомагає планувати і контролювати своє завантаження (тим самим контролюючи вчасне виконання своїх задач), самоорганізовуватись і комунікувати з іншими учасниками команди в очевидних і зручних процесах.
Підсумовуючи
Впровадження таск-трекеру — не завжди проста, досить ресурсозатратна, але необхідна для кожного бізнесу дія (аналогічно з веденням бази знань). В вас так чи інакше будуть задачі і проекти, вам так чи інакше доведеться виконувати функції планування, організації і контролю, але залишається вибір — робити це в хаосі і з зайвим стресом, чи через таск-трекер.
Якщо ви виберете друге, ви отримаєте:
Економію часу:
на виконанні завдань,
на синхронізації команди,
на впровадженні нових процесів,
на онбордингу нових співробітників.
Зменшення кількості помилок.
Більш точне планування і можливість враховувати не завжди очевидні ризики.
Можливість контролювати виконання завдань.
Можливість відстежувати ефективність процесів (і, відповідно, їх покращувати).
Ще трохи додаткових бонусів.
Чи використовуєте ви таск-трекер на даний момент?
Так, і він мене повністю задовольняє
Так, але в мене є з ним проблеми
Ні, але планую
Ні, і не планую впроваджувати найближчим часом
Comments